Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteydenotot

Talotekniikkaopisto Oy, Y-tunnus 3546749-5.
Postiosoite: c/o Sauli Liekari, Sahankuja 24, 21500 Piikkiö.
Yhteyshenkilö: Sauli Liekari, puhelin 050 5353539.
Tietosuoja, henkilötietopyynnöt ja asiakaspalvelu: info@ivmittaus.fi.
Uudet lisenssitilaukset ja tilauslomakkeen asiat: tilaukset@ivmittaus.fi.

2. Selosteen soveltamisala

Tämä seloste kertoo IVmittaus.fi-sivuston vierailijoiden, yhteydenottajien, tilaajien ja käyttäjien henkilötietojen käsittelystä. Talotekniikkaopisto Oy vastaa omasta asiakkuus-, tilaus-, laskutus- ja käyttäjähallinnastaan rekisterinpitäjänä.

Yritysasiakas vastaa omiin mittaus- ja huoltokohteisiinsa tallentamistaan henkilötiedoista rekisterinpitäjänä. Talotekniikkaopisto Oy tuottaa aineiston käsittelyyn teknisen palvelun asiakkaan lukuun. Kohdeaineistoon liittyvä tietopyyntö ohjataan tarvittaessa mittauksesta tai huollosta vastaavalle yritykselle. Tämä seloste ei korvaa yritysasiakkaan omaa informointia tai henkilötietojen käsittelyä koskevaa sopimusta.

3. Käsiteltävät tiedot ja tietolähteet

Tilaajasta käsitellään nimi, sähköposti, puhelin, valittu lisenssi, käyttäjämäärä, hinnan ja ehtojen versiot sekä hyväksyttyjen tilausehtojen tiedot. Yritystilauksessa käsitellään yrityksen nimi ja Y-tunnus. Laskutusta varten käsitellään osoite, laskutustapa, laskutussähköposti tai verkkolaskuosoite ja operaattori sekä mahdollinen laskuviite.

Tilaus- ja viestihistoriaan kuuluu tilauksen tunnus, aikaleimat, tilauksen tila, sähköpostien toimitustila ja toimituksen selvittämiseen tarvittavat viesti- ja tapahtumatunnisteet. Käyttäjätilistä käsitellään kirjautumiseen, yritysyhteyteen ja käyttöoikeuksiin tarvittavat tiedot. Yhteydenotoista käsitellään lähettäjän tiedot ja viestin sisältö.

Palveluun voidaan tallentaa käyttäjän syöttämiä kohde- ja yhteystietoja, mittaus- ja huoltotietoja, huomautuksia, kuvia sekä PDF-asiakirjoja ja merkintöjä. Sivuston käyttö tuottaa palvelun toiminnan ja tietoturvan tarvitsemia teknisiä tietoja, kuten IP-osoitteen, aikaleiman sekä selaimen ja pyynnön tiedot.

Tiedot saadaan henkilöltä itseltään, hänen yrityksensä käyttöoikeuksia hallinnoivalta henkilöltä sekä palvelun ja viestitoimitusten teknisistä tapahtumista. Maksukorttitietoja ei pyydetä tilauslomakkeella.

4. Käyttötarkoitukset ja käsittelyperusteet

Sopimuksen valmistelu ja täyttäminen: lisenssitilauksen käsittely, käyttöoikeuden avaaminen, palvelun tarjoaminen, asiakasviestintä ja laskutus, kun henkilö on sopimusosapuoli.

Lakisääteinen velvoite: kirjanpidon ja muun sovellettavan lainsäädännön edellyttämät tiedot.

Oikeutettu etu: yritysasiakkaan yhteyshenkilöiden asiointi, asiakaspalvelu, väärinkäytösten ehkäisy, tietoturva, toimitusvirheiden selvittäminen sekä oikeudellisten vaateiden käsittely. Etua arvioitaessa huomioidaan henkilön oikeudet ja kohtuulliset odotukset.

Suostumus: erikseen vapaaehtoiseksi ilmoitettu käyttötarkoitus, jos sellainen otetaan käyttöön. Suostumuksen voi perua. Tietosuojaselosteen lukeminen tai tilausehtojen hyväksyminen ei itsessään ole yleissuostumus henkilötietojen käsittelyyn tai markkinointiin.

Pakolliset tilaustiedot tarvitaan tilauksen ja laskutuksen hoitamiseen. Puuttuvat tiedot voivat estää tilauksen käsittelyn. Palveluviestintää ei muuteta automaattisesti markkinointilistaksi.

5. Tietojen vastaanottajat ja palveluntuottajat

Tietoja käsittelevät tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa palveluntarjoaja sekä palvelun, laskutuksen, tietoturvan ja viestitoimitusten toteuttamiseen osallistuvat tekniset palveluntuottajat.

Tekniseen toteutukseen kuuluvat OpenAI Sites ja Cloudflare (sivusto ja palvelinajo), Supabase (käyttäjähallinta ja sovelluksen tallennus), Mailjet/Sinch (tilaussähköpostien lähetys ja toimitustapahtumat) sekä Zoner (vastaanottoposti). Käyttäjän erikseen käynnistämässä kuvatunnistuksessa kuvaa voidaan käsitellä Google Cloud Visionin avulla. Roskapostisuoja käyttää Cloudflare Turnstilea silloin, kun suojattu tilauslomake on käytössä.

Yrityksen käyttäjät näkevät tietoja yrityksen käyttöoikeuksien mukaisesti. Tietoja ei myydä. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle lain edellyttäessä. Teknisiä alihankkijoita käytetään vain palvelun toteuttamiseen tarvittavassa laajuudessa ja soveltuvien käsittelyehtojen mukaisesti.

6. Tietojen käsittely EU- ja ETA-alueen ulkopuolella

Teknisten palvelujen ja niiden tukipalvelujen vuoksi tietoja voidaan käsitellä myös EU- ja ETA-alueen ulkopuolella. Kaikkea käsittelyä ei luvata rajatuksi Suomeen tai EU-alueelle.

Mahdollisen siirron edellytyksenä on tietosuoja-asetuksen mukainen siirtoperuste, kuten Euroopan komission riittävyyspäätös tai hyväksytyt vakiosopimuslausekkeet ja tarvittaessa täydentävät suojatoimet. Vastaanottajia, siirtoperusteita ja sovellettavia suojatoimia koskevia lisätietoja tai suojalausekkeiden jäljennöksen voi pyytää osoitteesta info@ivmittaus.fi.

7. Säilytys ja poistaminen

Asiakas-, käyttäjä- ja sopimustietoja säilytetään palvelusuhteen ajan. Sen jälkeen säilytys rajataan laskutuksen loppuunsaattamiseen, lakisääteisiin velvoitteisiin sekä yksilöityjen oikeudellisten vaateiden käsittelyyn tarvittaviin tietoihin ja aikaan. Yhteydenotot säilytetään asian hoitamisen ja mahdollisen siihen liittyvän vaateen selvittämisen ajan. Kirjanpitoaineistossa noudatetaan lakisääteisiä säilytysaikoja.

Viestien toimitus- ja selvitystietoja säilytetään siihen liittyvän tilauksen tai ratkaisemattoman toimitusasian käsittelyn edellyttämän ajan. Teknisten tietoturva- ja virhelokien säilytys määräytyy häiriön tai väärinkäytösepäilyn selvittämistarpeen ja kyseisen palvelun lokikäytännön perusteella.

Yritysasiakkaan kohdeaineiston säilytyksestä ja poistamisesta huolehditaan asiakkaan ohjeiden sekä sovellettavien sopimus- ja lakivelvoitteiden perusteella. Poistopyyntö ei poista lakisääteisesti säilytettävää kirjanpitoaineistoa. Varmuuskopioihin sisältyvät tiedot poistuvat varmistusten säilytyskierron yhteydessä; välitöntä poistumista kaikista varmistuksista ei luvata. Säilyttämisen tarpeellisuus arvioidaan tietoryhmittäin, eikä tietoja säilytetä vain varmuuden vuoksi.

8. Evästeet, selaintallennus ja viestiseuranta

Kirjautuminen ja palvelun toiminta käyttävät tarpeellisia evästeitä ja selaimen tallennustilaa. Selaimeen voidaan tallentaa istunto, asetuksia, keskeneräisiä mittaus- tai projektiluonnoksia ja tilausyrityksen yksilöivä tunniste. Selaintallennusta voi hallita selaimen asetuksista; sen poistaminen voi kirjata ulos tai poistaa paikallisen tallentamattoman luonnoksen.

Tilaussähköpostien avaus- ja klikkausseuranta on pois käytöstä. Toimitustapahtumista käsitellään vain palveluviestin toimituksen ja virheiden selvittämiseen tarvittavat tiedot. Mahdollisista vapaaehtoisista seuranta- tai markkinointitoiminnoista kerrotaan erikseen ja niille pyydetään tarvittava suostumus ennen käyttöä.

9. Rekisteröidyn oikeudet ja niiden käyttäminen

Voit pyytää pääsyä omiin tietoihisi, tietojen oikaisua, poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Voit vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Sopimukseen tai suostumukseen perustuvassa automatisoidussa käsittelyssä voi olla oikeus tietojen siirtämiseen. Jos käsittely perustuu suostumukseen, voit perua sen vaikuttamatta sitä edeltävän käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeuksia arvioidaan sovellettavan lain ja käsittelyperusteen mukaan; esimerkiksi lakisääteinen säilytysvelvoite voi rajoittaa poistamista. Pyyntö lähetetään osoitteeseen info@ivmittaus.fi. Henkilöllisyys ja oikeus pyydettyihin tietoihin varmistetaan asianmukaisesti. Pyyntöön vastataan tietosuoja-asetuksen määräajoissa, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.

Sinulla on oikeus saattaa henkilötietojen käsittelyä koskeva asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Ohjeet löytyvät osoitteesta tietosuoja.fi.

10. Tietojen suojaus ja automaattinen päätöksenteko

Tietoja suojataan käyttöoikeuksin, yrityskohtaisten käyttöoikeuksien rajauksella, salatuilla yhteyksillä sekä palvelun ylläpitoon kuuluvilla tietoturvatoimilla. Tietoja saa käsitellä vain tehtävän edellyttämällä tavalla.

Palvelu tarkistaa lomaketietoja ja laskee hintoja ja mittaustuloksia automaattisesti. Tietoja ei käytetä pelkästään automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi rekisteröityyn vastaavia merkittäviä oikeusvaikutuksia. Käyttöoikeus avataan erikseen.

11. Selosteen muutokset

Selostetta päivitetään käsittelyn tai palvelun muuttuessa. Julkaistussa asiakirjassa ilmoitetaan sen versio. Olennaisesta muutoksesta kerrotaan tarvittaessa myös palvelussa tai asiakasviestinnässä.